Inzageverzoek van huurder op grond van de AVG

Na het van toepassing verklaren van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) per 25 mei 2018, blijkt dat nagenoeg alle verhuurders inmiddels de juiste werkwijze hebben doorgevoerd. Waar vóór de AVG onder meer de vraag was wie als verwerker moet worden gekwalificeerd (zie hierover mijn eerdere blog), krijgen wij nu vaak de vraag hoe te voldoen aan een inzageverzoek van een huurder.

Recht van inzage

Artikel 15 van de AVG bepaalt dat de betrokkene (degene op wie het persoonsgegeven betrekking heeft) het recht heeft om van de verwerkingsverantwoordelijke (de verhuurder) uitsluitsel te krijgen over zijn persoonsgegevens die worden verwerkt. Dit verzoek moet voldoende concreet zijn. Als dat niet het geval is, kan de verhuurder aan de huurder vragen welke gegevens precies hij wil inzien. Het is belangrijk dat je als verhuurder de identiteit van de betrokkene controleert, bij voorkeur voordat je het verzoek in behandeling neemt.

De verhuurder heeft één maand de tijd om te reageren op het verzoek. Je mag deze termijn met maximaal twee maanden verlengen, afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken dat de huurder indient. Over een eventuele verlenging van de reactietermijn moet je de betrokkene binnen één maand informeren. Als dezelfde huurder (kort na elkaar) herhaaldelijk inzageverzoeken doet, is het mogelijk om het inzageverzoek te weigeren.

Doel van het inzageverzoek

Het doel van het inzageverzoek is dat de betrokkene moet kunnen controleren of zijn/haar persoonsgegevens kloppen. Dat blijkt ook uit een uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie. Het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch bevestigt dit doel in zijn uitspraak in februari 2018. Eerder oordeelde de Hoge Raad al dat het moet gaan om een volledig overzicht, waarbij het verstrekken van een afschrift niet noodzakelijk is. De Hoge Raad merkt expliciet op dat ook de belangen van anderen dan die van de huurder in acht moeten worden genomen als hun persoonsgegevens op de afschriften staan. In dat geval kun je als verhuurder een inzageverzoek zelfs gedeeltelijk weigeren. Voorbeeld: als een buurman klaagt over een huurder, dan ben je niet altijd verplicht om die klacht te delen met de huurder. Zeker niet als de klacht ook persoonsgegevens bevat van de klager. Houd het doel voor ogen: de betrokkene moet zijn gegevens kunnen controleren, niet op een ‘fishing expedition’ uit zijn. Het Hof ’s-Hertogenbosch kwam in voormelde uitspraak tot het oordeel dat het inzageverzoek te algemeen was geformuleerd, waardoor de ‘fishing expedition’ ontoelaatbaar is geacht.

Voldoen aan het inzageverzoek

Het is dus niet noodzakelijk om een kopie van het document te maken waarin de persoonsgegevens zijn opgenomen. Ook interne memo’s hoeven niet te worden verstrekt. In principe is het voldoende om een volledig en begrijpelijk overzicht op te stellen. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft (op grond van de AVG) aan dat je de volgende punten ook in het overzicht moet verwerken:

• Het doel op grond waarvan de gegevens worden verwerkt;
• Om welke categorieën persoonsgegevens het gaat (bijzondere gegevens of niet);
• Aan wie je de persoonsgegevens verstrekt of hebt verstrekt (buiten de organisatie);
• Het recht van de betrokkene om de gegevens op verzoek te kunnen laten aanpassen of wissen, en om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
• Hoe de persoonsgegevens zijn verkregen.

Als de huurder om extra kopieën vraagt, is het toegestaan om hiervoor een redelijke vergoeding te vragen. Let ten slotte goed op dat je het overzicht met de persoonsgegevens aan de juiste betrokkene/huurder verstrekt. Het is niet wenselijk dat de persoonsgegevens terechtkomen bij een ander dan de huurder en er zo mogelijk een datalek ontstaat.

Telefonisch overleggen

In deze blog wordt een aantal handvatten gegeven om hoe om te gaan met een inzageverzoek van een huurder. De praktijk leert dat niet elk verzoek hetzelfde is. Soms kan het goed zijn om (telefonisch) te overleggen en de bijzondere aandachtspunten te bespreken.